Lovkrav om tidsregistrering: det skal arbejdsgivere gøre

EU-Domstolen fastslog i 2019 i sag C-55/18, at medlemslandene skal sikre, at arbejdsgivere registrerer den daglige arbejdstid. Formålet er at kunne kontrollere reglerne om hviletid og den maksimale gennemsnitlige ugentlige arbejdstid på 48 timer. Danmark gennemførte kravet med lovforslag L 68 i folketingsåret 2023-24, som blev vedtaget den 23. januar 2024 og trådte i kraft den 1. juli 2024.

Lovforslaget bygger på en aftale fra 30. juni 2023 mellem Dansk Arbejdsgiverforening, Fagbevægelsens Hovedorganisation og Akademikerne.

Loven stiller tre krav til selve systemet:

• Objektivt: registreringen skal vise den faktiske daglige arbejdstid, ikke kun den planlagte.
• Pålideligt: data må ikke kunne ændres uden spor, og registreringen skal ske løbende.
• Tilgængeligt: medarbejderen skal kunne se sine egne registreringer, og myndigheder og faglige organisationer skal kunne få adgang, når de har krav på det.

Der er metodefrihed. Et regneark, en app, et stempelur eller registrering i lønsystemet kan alle opfylde kravet, så længe de tre betingelser er opfyldt. Kravet gælder den samlede daglige arbejdstid; loven kræver ikke, at man registrerer, hvornår på dagen arbejdet ligger.

Registreringerne skal opbevares i 5 år efter udløbet af den periode, der danner grundlag for beregningen af den gennemsnitlige ugentlige arbejdstid. Det er typisk en referenceperiode på 4 måneder. Vælger I et system, så tjek, at historikken bliver liggende i 5 år, også hvis I opsiger abonnementet, eller at I kan eksportere den i et læsbart format.

Medarbejdere, der selv tilrettelægger deres arbejdstid, kan undtages. Det gælder fx, når arbejdet ikke kan planlægges på forhånd på grund af dets art, eller når medarbejderen har ledelsesbeføjelser og selv bestemmer arbejdstidens længde. Undtagelsen skal vurderes konkret for den enkelte medarbejder og bør fremgå af ansættelseskontrakten. Er I i tvivl, så spørg jeres arbejdsgiverorganisation eller en advokat.

Overholder arbejdsgiveren ikke reglerne om maksimal ugentlig arbejdstid, kan medarbejderen få tilkendt en godtgørelse. Manglende registrering gør det desuden svært for arbejdsgiveren at bevise, at reglerne om hviletid og arbejdstid er overholdt. Der er også mulighed for påbud og bøde.

Hvilket system der passer, afhænger af, hvordan I arbejder:

• Vagtplan og timelønnede (restaurant, butik, hotel): Planday fra 30 kr. pr. bruger eller tamigo fra 110 kr. pr. lokation.
• Håndværk med sager og materialer: Ordrestyring fra 237 til 339 kr. pr. bruger.
• Konsulenter, der fakturerer timer: TimeLog fra 109 kr. pr. bruger eller Harvest.
• Kontor med faste timer og lavt budget: Clockify har en gratisplan, og flere lønsystemer har et tidsmodul, fx DataLøn Tid og Zenegy.

Se alle i sammenligningen af tidsregistrering.