Skift lønsystem: sådan gør I uden fejl i lønnen
Skift lønsystem ved en periodeafslutning, helst ved årsskiftet eller et kvartalsskifte, så akkumulerede tal (A-skat, AM-bidrag, ferie, pension) er nemme at afstemme. Få et komplet udtræk fra det gamle system, kør den første løn parallelt i begge systemer, og opsig først det gamle, når den første lønkørsel i det nye er afstemt og indberettet til eIndkomst.
Hvornår skal I skifte?
Det nemmeste tidspunkt er 1. januar, fordi årets akkumulerede beløb starter forfra. Næstbedst er et kvartalsskifte, fordi ATP, AUB og Barsel.dk opgøres pr. kvartal. Undgå at skifte midt i en lønperiode og i måneden før ferieårets afslutning, hvor der er ekstra feriepengeberegninger.
Regn med 4 til 8 uger fra beslutning til første lønkørsel for en lille virksomhed, længere med overenskomster, mange timelønnede eller integrationer til vagtplan og regnskab.
Data, der skal med fra det gamle system
- Stamdata for alle medarbejdere: CPR, adresse, ansættelsesdato, løntype, skattekort hentes fra Skattestyrelsen
- Akkumulerede beløb i året: bruttoløn, A-skat, AM-bidrag, ATP, pension
- Saldi for ferie, feriefridage, omsorgsdage og eventuel fritvalgskonto
- Pensionsaftaler: selskab, procentsatser, arbejdsgiver- og medarbejderandel
- Faste tillæg og fradrag, personalegoder (fri telefon, firmabil, sundhedsforsikring)
- Konteringsopsætning til regnskabet
- Lønsedler og indberetninger for de sidste år, som I skal kunne dokumentere
Kør første løn parallelt
Beregn den første løn i begge systemer, og sammenlign lønsedlerne linje for linje. Forskelle skyldes typisk afrunding, pension beregnet af forskelligt grundlag, ferietillæg eller tillæg fra overenskomsten. Send først lønnen til udbetaling, når forskellene er forklaret. Indberet kun fra det nye system for perioden; dobbelt indberetning til eIndkomst giver rettelser bagefter.
Hvad koster det at skifte?
Flere leverandører tilbyder gratis flytning eller opstartshjælp, fx nævner Salary "gratis flytteservice", mens Danløn sælger servicepakker til 499 kr. Den største omkostning er ofte jeres egen tid til afstemning. Spørg altid om opstartspris, binding og prisen for at få data ud, hvis I skifter igen.
Se løbende priser i de billigste lønsystemer og regn jeres egen pris i prisberegneren.
Tjekliste
- Vælg skæringsdato (årsskifte eller kvartalsskifte)
- Indhent tilbud med samlet månedspris og opstartspris
- Bestil udtræk af stamdata, akkumulerede beløb og saldi fra det gamle system
- Opsæt pension, overenskomst, tillæg og kontering i det nye system
- Forbind integrationer til regnskab og tidsregistrering
- Kør første løn parallelt, og afstem
- Indberet fra det nye system, og opsig det gamle med respekt af opsigelsesvarsel
- Gem lønsedler og dokumentation fra det gamle system i 5 år
Læs også: Sammenlign lønsystemer · Integration til regnskab
Få hjælp til at vælge løn-, HR- eller tidsregistreringssystem
Fortæl os kort om jeres virksomhed. Vi vender tilbage, og din henvendelse kan blive formidlet til en udvalgt samarbejdspartner, der kan hjælpe med netop jeres behov. Det er gratis og uforpligtende.
Ofte stillede spørgsmål
Kan man skifte lønsystem midt i året?
Ja, men det kræver, at akkumulerede beløb og saldi flyttes korrekt. Et årsskifte eller kvartalsskifte er nemmere.
Mister medarbejderne deres ferie, når vi skifter?
Nej, men feriesaldi skal overføres manuelt eller via import. Kontrollér saldoen for hver medarbejder efter første lønkørsel.